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无纸化会议系统解决方案

                                                无纸化会议系统解决方案

一、 产品背景
企业现场会议问题

通过调研和客户访谈,企业会议存在如下需求和开展过程中的痛处:
1) 开会的准备周期长、效率低,要经过打印、装订、分发、签到、收集投影资料等过程,效率有待提高。
2) 会议成本高,打印或复印大量会议资料,耗费大量的纸张,还存在装订出差错的可能;
3) 含有经营数据、战略规划案、市场营销案等高度保密的会议资料的打印和分发,会导致泄密。
4) 现场会议或大型会议坐后排参会者在看会议资料时,看不清的阻碍;
5) 移动办公的需求,想要轻便、简单而又高效;
6) 会前阅读会议材料,需要标记或者笔记资料内容和自己观点,但缺少一种工具在会前和会中都可方便使用。

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            使用自动化会议系统的好处

针对企业会议的问题和痛处,通过使用自动化会议系统,我们可以解决如下问题:

1) 提高办公效率。将会议过程中的各环节无纸化、无线化,将多种信息化技术融入会议的各环节、贯穿会议全过程,将频繁召开的会议全部搬上电子平台,这样管理者可以在更短时间内完成多于以往的任务。

2) 降低办公成本,包括打印、复印、装订、会议配套设备(投影仪、移动白板、白板笔等)所产生的费用;

3) 解决会议投影内容看不清,姿势累的问题;

4) 满足移动办公需求,带平板、笔记本、手机即可参会,轻便、简单、高效;

5) 不需要每个会议室都配备投影仪,系统通过同屏可以起到同屏浏览的效果,没有投影仪也可聚焦重点;
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使用前后的对比

使用自动化会议系统场景一:

使用前开一些领导决策的相关会议,综合部或者会议服务者要为各个与会领导打印相关资料,以便会上查看材料和发言。这一项准备工作,非常耗费时间,也难免出错,同时耗费大量耗材成本。尤其是当有大量文档的时候,此问题更严重。作为参会者,可能自己带笔记本电脑入会,也可能直接使用打印的资料。

使用后:会议资料无需再打印,只需把会议资料上传到服务端就已经准备完毕。每一位参会者都会有一台安装“无纸化无线会议客户端的平板,相当于一个“个人会议终端”,可通过无线网络访问到已经准备好的会议资料。无需麻烦的用笔记本或使用打印的资料。

使用自动化会议系统场景二

使用前会议参会者众多,后排总有人看不清投影内容。

使用通过“个人会议终端”,可方便浏览已上传的会议材料,选择同屏,可跟随主讲人当前屏幕内容。
使用自动化会议系统场景

使用前领导需要发言,翻打印的资料指住某一页并且进行发言,所有参会者跟随一起翻打印的资料。或者在电脑上打开该资料,然后连接投影设备,进行发言,当有多人需要发言时,需要切换设备等过程操作。
 
使用主讲人可在参会者之间切换,切换后可把已经准备好的会议资料打开,所有参会者都可同屏查看。方便很多、效率提高很多。

应用价值
   该会议系统是一套会议的辅助工具,通过多种终端设备的屏幕同屏,及会议相关的辅助功能,解决企业无纸化会议的需求,解决参会者就近共同查看会议资料的难题,及会议过程中的障碍,达到降低企业会议成本、加强企业的会议管理、提高会议沟通效率和效果的目的。

  本系统主要由“会议服务端”和“个人会议终端”组成。
“会议服务端”主要包含会议控制服务、会议资料解析转换服务、会议资料存储服务等。
“个人会议终端”是运行在笔记本或移动终端上的应用软件,包括PC浏览器上WEB版本、基于移动设备的安卓客户端应用、IOS客户端应用,“个人会议终端”由个人使用,通过WIFI、3G、4G网络登入会议系统。

本产品与其它同类产品的竞争优势

产品支持多终端同时参会

本产品支持用苹果的iPad、安卓平板、安卓大屏手机、笔记本电脑、PC机等设备共同参会。采用PC和笔记本参会,将为企业最大化利用现有投资。

产品支持多议题会议模式

本产品根据客户需求的反馈,为满足集团型企业、政企单位等现场会议需求,开发了同一会议多子议题的功能,满足不同议题主讲人员分别指定、分权限控制能查看的会议资料的需求。

产品支持多种会议资料类型

产品支持的会议资料类型有:DOC、DOCX、PPT、PPTX、XLS、XLSX、PDF、PNP、JPG、MP4。

安全与稳定性

操作系统更优异:会议系统运行Liunx操作系统平台上,比一般厂家windows平台的补丁不断、黑客攻击、木马侵入等更安全和稳定。

应用服务更安全:提供帐号的认证、离线即删除资料等功能,保障阅读者的身份控制和会议资料的安全。现有一些厂家是直接下载的SD卡中,能被第三方应用使用,或者被复制。

系统角色及权限描述

1).主持人

1、 主持人可通过“会议应用服务器”创建“会议”。

2、 可赋予与会人员主讲权限。

3、 可控制会议进程,切换各个会议议题。

4、 与会过程可发起“投票”会议功能。

5、 会议结束后,可查看保存的会议资料。

2).主讲人

1、 可上传会议资料;

2、可签到会议;

3、 可操作同屏会议资料,并进行重点标注;

4、 可全屏显示同屏的资料;

5、 可隐藏标注和取消一步标注;

6、 可参与投票;

7、 可在会中载入和书写笔记。

3).参会者

8、 会中,手机、PAD、PC可同屏接收到被共享的文档内容;

9、 可退出同屏,自己浏览会议资料;

10、 可申请成为主讲人;

11、 参与投票;

12、 可在会中载入和书写笔记。

4).来宾

13、 可登录系统,看到属于该来宾的当前会议。

14、只具有观看权限,不能申请主讲等。

、业务流程及系统功能

核心业务流程

创建会议流程

系统支持所有注册用户创建会议,董事会会议、总经理办公会议一般由对应的办公厅或综合部秘书创建。该会议类型是私秘性会议,即只有被邀请的人员才能参加。具体流程见下。

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主讲人参会流程

主讲人是当前议题的主讲人,每议题的主讲人可分别在创建会议时指定。主讲人进入会议并开始演讲的流程如下。

一般参会者参会流程.png

                                                                                                                                             会议管理端功能
登录系统

输入系统的登录信息(用户名和密码、验证码),通过用户身份认证后,可登录本系统并进入会议管理控制台。 

会议管理

系统支持任一认证用户新建会议,并可创建“会议议程”及议程匹配的会议资料和参与议题讨论的人员。认证用户可查看在线会议列表、浏览会议资料、查看会议详细信息。主持人或管理员可管理会议资料。遇到会议有变更,可变更会议信息。

用户管理

会议管理员可根据自身组织情况,新建、删除、编辑企业内会议系统的用户。并根据员工情况可管理使用系统的状态:正常使用、锁定不能登录、阻止使用。
用户组管理

系统管理员及会议管理员可创建用户组,即把经常参加会议的人员归集到一个组中,在创建会议并选择用户组后,组成员都将成为议题内参会人员。
会议室管理

会议管理员可根据企业会议室情况,进行会议室的新建、删除、编辑操作。

会议资料管理

新建会议者可管理会议资料。包括在线查看会议资料,上传、下载、删除会议资料等。
统计会议数据

统计会议相关数据主要从管理需要角度、业务健康度角度出发。主要包含:系统使用方面的报表、会议召开方面的报表、会议资料阅读方面的报表、移动设备版本使用方面的报表。

座席牌设置

座位铭牌功能是仅针对会议发下平板、会后收集平板的公司提供的功能。并且该功能一般由会务秘书在会前调取出来显示。

铭牌先设置后显示。铭牌设置背景色设置,字体大小根据终端已做到自适应。具体操作界面见下。
个人会议终端功能
登录系统

输入系统的登录信息(用户名和密码),通过用户身份认证和设备认证后,可登录本系统并进入会议。

 快速建会

移动终端可快速创建会议。此种会议初始所有认证用户可以看见,可设置密码进入。

 签到

会议签到是在创建会议时由会议创建人设置,在入会前由参会者根据设置要求进行签到,签到将会在会议结束后根据标准格式,输出签到表。

 座席牌

座位铭牌功能是仅针对会议发下平板、会后收集平板的公司提供的功能。并且该功能一般由会务秘书在会前调取出来显示。

铭牌先设置后显示。铭牌设置背景色设置,字体大小根据终端已做到自适应。铭牌显示以全屏方式显示,点击铭牌后,返回前一页内容。
呼叫会服服务

呼叫会服提供参会者在会上能向会场服务人员发起呼叫服务。呼叫会服的服务类型包括:纸、笔、茶水、其它。

会服人员可通过平台可实时查看到具体服务对象和服务类型。并对服务状态进行跟踪和处理。

 同屏文档

可通过本系统和无线网络进行会议资料的同屏,将“主讲人”屏幕文档内容同步显示给参会人员的PAD、手机、PC上。

 自由阅读

参会人员可根据自身需要,跟随同屏,也可以退出同屏,进行自由浏览会议资料。自由阅读时不再跟随当前主讲人进度。

 阅读控制

阅读会议资料时,所有参会人员可进行上/下翻页,以及进行预览翻页。如果是主讲人做翻页操作,所有参会设备将同步同屏演示文档内容。

在浏览时还可文档放大/缩小/还原会议资料,上/下移动、左/右移动会议资料。

当前主讲人双击移动设备屏幕,可实现会议资料的全屏显示,此时所有参会者的终端都将全屏显示。同时再次双击关闭全屏。

以上阅读控制可完全适配触摸屏进行点击、触摸、双击等手指操作。
标注

标注功能类似现实场景的主讲人用红外笔在投影屏上划的场景。

同屏启用时,可使用标注工具辅助对会议资料进行标注,标注工具的操作包括:画笔、粗细设置、颜色设置、还原、撤销、清除等,并提供标注的隐藏或显示功能。

当主讲人进行标注时,所有参会者均可见标注内容。

保存标注

系统自动保存当前主讲人的文档内容及标注内容。供参会人员下载、查看。为会议纪要、会后总结等提供信息参考
图片集浏览

可一次性打包所要浏览的多张图片,在新建会议时上传此图片集,在个人会议终端可翻页浏览图片集,并且可同屏显示给其他参会者。
浏览视频

支持MP4文件的上传,在会议中可进行播放。
会议笔记

参会者可在会前及会中阅读会议资料,并进行笔记的记录。笔记记录支持划线、原笔迹输入笔记、文本输入笔记、笔属性设置、橡皮擦等功能。

笔记记录是用户个人的私有记录,不对第三方公开,笔记记录完成后即保存,可随时调出来进行阅读。

 投票

一个会议可以发起多次投票,每一次投票都有创建、发起、参与、结束这4个过程。

投票模式支持2种模式:1)、多选模式:从多个可选项中,选择1或多个认同的;可选项数额有上限设置,可选项不超过上限;2)、单选模式:从多个可选项中,只能选择一个。

发起投票是主持人功能。每个议题可发起多次投票。单一投票可多次发起,每次都需要记录。发起投票后,被选参会者将看到投票内容(需要阻止其他操作),点击可进入开始投票。主持人应能看到参与投票人员总数、实时变化的已投票总数,当前未投票人员姓名。

主持人在发起投票后,可根据情况结束投票。结束投票会汇总所有投票信息,并随后进行结果展现(见参会者中的查看投票结果)。每一次的投票结束,都需要保留投票信息,以备查看或追查。

结束投票后将不再接受投票。结束投票后,结果不可更改。

 变更主讲

变更主讲支持两种模式。第一种模式:参会者申请,主讲人或者主持人接到申请后,同意即申请成功;第二种模式:会议主持人在参会人员中选择某一参会者设为主讲人,可把主讲人权限给目标人员。

 会议进度控制

通过“开始会议、议题切换、关闭会议”的控制功能,来形成主持人的会议进度控制台,方便主持人进行会议的进度控制。

其中“开始会议”、“关闭会议”将记录时间,用于之后的数据统计。

 会议议题控制

主持人创建会议后,已经建立多个议题。在会中,主持人可根据议题讨论节奏和情况,在多个议题中进行切换。
会服服务终端功能

会服人员专用终端。

可查看是哪个会议、哪位用户、需要什么服务类型。根据需求去进行服务,并可对服务进行进展的跟踪。

 系统安全及服务

终端管理

所有登入系统的移动终端设备由此功能进行管理。系统内存储所有登录设备,支持对单个设备进行阻止、许可2种操作,对于阻止的设备,在登录做设备验证时,将会阻止登入系统。

 手势登录

为保障登录安全和减少每次输入数据的麻烦,系统提供手势登录,避免因记住密码后,被他人借阅或丢失后查看到会议资料的风险。

文档水印

任何认证用户载入会议资料后,都将隐性的会显示文档水印,水印内容为当前登录者的姓名。该水印最大作用是截屏时,水印一并保留在图片上。

 安全审计

系统内任何用户、任何时间、登录位置,登录系统做任何操作,比如:登录、进入会议、操作文档、操作投票等动作都将被进行记录。

 离线即删除资料

保障资料不被复制,资料原件不下载到移动终端,仅存储在应用独有内存空间,保持会议资料在线阅读,退出会议后即刻删除,避免外泄。

  安全传输

本产品分为“个人会议终端”以及“会议服务端”,为保障网络传输的安全,本产品支持HTTPS的管道传输方式,使得传输的文档资料、用户信息、操作指令等不被网络截取。

自动更新版本

当发布新的客户端版本时,客户端能自动的检测与比较当前服务端存留的版本信息,根据“主版本号.子版本号.编译版本号”的规则,逐个比较信息,并在低于服务器端版本时进行全自动化的下载更新。

IOS应用企业内私有化部署

本产品支持IOS的应用在企业私有化部署模式,不再需要企业去Appstore下载通用版本,为企业个性化提供更快的服务。
四、技术方案

本产品的服务端将部署在企业的机房中,完全使用企业内网进行管理和提供服务。以下从运行环境、网络环境、部署方案等方面。
运行环境

会议系统应用服务及系统应构建在稳定的Linux和相关基础平台上,会议终端应支持多种设备参与会议。具体请看运行环境说明。

产品运行环境

类型

所需运行环境

网络

网络环境

Wi-Fi/3G/4G/LAN

个人会议终端

PC客户端

Windows/Linux/Mac

Firefox,Chrome, IE10及以上

Android平板和手机

Android4.2及以上

iPad

IOS6及以上

会议服务端

服务器

redhat/centos6,ubuntu12.04

 网络建设

会议应用场景应适用多种固定环境和移动环境。
网络建设建议

移动环境应支持Wi-Fi/3G/4G网络。

固定环境主要是企业内部会议场所,会议服务部署在企业的核心办公网段,个人会议终端通过无线路由器连接到企业主干网,再访问会议服务。

从企业外部访问会议服务,应通过VPN安全访问企业内部的会议系统。
会议室现场建设建议

企业已具备Wi-Fi网络环境,应根据使用的用户数情况,建立Wi-Fi热点。如果是非企业级的无线路由器(一般仅能支持10个左右用户并发),建议单独建立2-3个Wi-Fi热点,一个热点接入公司领导的设备,同时把要连接投影机的平板/PC设备接入此热点下,通过PC/实现无线投影功能;另一热点接入其他参会者的平板或其他终端设备。

如果是企业级无线路由器,则根据路由器支持的用户数来进行判断,一般企业级无线路由器都支持30及更多用户数。

建议专门为会议场所单点部署企业级无线路由器。并且该路由器应该直通企业骨干网上的会议服务器,避免多网元的网络。
部署方案

服务端程序包括:会议web服务应用、会议控制服务、文档转换服务、文件存储服务、数据存储服务。以上服务部署在1套linux环境中。

根据前期沟通,贵公司已经具备wifi和网络安全环境,则自动化会议系统只需一台x86服务器,物理机和虚拟机皆可,其它利旧。详细见下面拓朴结构:

拓朴结构:.png

建议有虚拟服务的企业采用虚拟化,减少投资。

产品主要技术指标

本服务端可支持多个会议同时开会,使用人数达到购买的用户数上限(目前),初始状态最多同一会议支持512人。

同屏文档延迟<1s;标注延迟<1s。

设备建议

会议产品所需设备包括:服务端、移动终端及匹配的网络设备,建议使用如下设备。

服务端设备

服务端运行可以用二种模式来实现,一种是运行在虚拟化环境中,另一种运行在硬件服务器上。无论哪种模式,都需要用匹配用户数的同等性能设备来服务。

具体服务器设备配置需求见后的设备配置总表对应章节。

网络设备

构建会议现场的无线网络设备选择企业级WIFI设备。因进入会议的终端设备依赖多并且使用时间长,需选择并发用户量大且稳定,信号强度可调、设备无线频道可设置的大厂商产品。